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Wenn der Change-Feuerwehrmann kommt

16-12-change-feuerwehrDurch die Digitalisierung stehen in fast jeden Betrieb Änderungen auf dem Plan. Doch manchmal wehren sich die Mitarbeiter gegen neue Technologien. Helfen kann z. B. ein REFA-Techniker für Industrial Engineering. An der Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Führungskräften und Mitarbeitern kann er 4.0-Wandlungsprozesse begleiten und moderieren.

In der Weiterbildung erhält er umfangreiche Fach- und Methodenkompetenz sowie Kenntnisse, Systeme zu analysieren und zu steuern. Doch weitaus mehr gehört zu seinem „Werkzeugkoffer“, wie der langjährige REFA-Lehrbeauftragte Hans-Jochen Wiersbowsky erläutert: „Ein Themen-Modul dreht sich um Führung, Kommunikation und Konfliktmanagement. Dies befähigt die Absolventen dazu, sich in Wort und Schrift auf verschiedene Personen oder Gruppen einzustellen. Sie lernen, konstruktiv mit Widerständen und Auseinandersetzungen umzugehen.“

Bei der Umstellung auf eine neue 4.0-Technologie müssen etwa der Geschäftsführung Nutzen und Funktionsweise der digitalen Lösung sowie daraus resultierende Änderungen der Arbeitsorganisation vermittelt werden. Planer, Maschinenbediener, Logistiker, Betriebsräte und andere sollten die Vor- und Nachteile des neuen Wegs erfahren. Auch die Personalverantwortlichen sind mögliche Gesprächspartner des Industrial Engineers: Er muss sie über die anstehende Änderungen informieren und beraten, damit sie ihre Rekrutierungs- und Qualifizierungsprozesse dran anpassen können.

Im Dialog mit verschiedenen Interessengruppen innerhalb des Unternehmens ist Hintergrundwissen über die Kommunikation zwischen Experten und Laien gefragt. „Wenn ich als Fachmensch mit einem Kollegen auf inhaltlicher Augenhöhe spreche, sind Fachbegriffe üblich und auch gefragt. Ganz anders sieht es aus, wenn ich einem Anwender aus einer anderen Abteilung erklären muss, wie eine neue Technologie zu bedienen ist.“ Im letzten Fall sei das KISS-Prinzip geeignet. Die Abkürzungen stehen für „Keep it short and simple.“ Wiersbowsky: „Kurze Sätze, einfache Wörter und bildhafte Vergleiche machen die Sprache verständlicher für das Gegenüber.“ Wäre unklar, ob der andere Fachkenntnisse habe oder nicht, seien genaues Zuhören sowie Beobachten von Mimik und Gestik gefragt. „In der REFA-IE-Weiterbildung üben wir dies in verschiedenen Szenarien und anhand von Beispielen aus dem Arbeitsalltag.“

Trotzdem gebe es bei Umstellungen zuweilen „Sand im Getriebe“, sagt Wiersbowsky. Um aus hitzigen Diskussionen Dampf herauszunehmen und zwischenmenschliche „Brände“ zu löschen, sei es wichtig, das eigene Gesprächsverhalten und das der anderen zu beobachten. „Viele Menschen setzen Reizwörter und Killerphrasen ein. Darunter versteht man Begriffe und Formulierungen, die negativ aufgeladen sind und die in jedem Fall für schlechte Stimmung sorgen.“ Besser ist nach Auffassung des Lehrers die so genannte „positive Gesprächsführung.“ Darunter versteht man das Wählen von alternativen Begriffen, die neutral oder sogar positiv besetzt sind. Beispiele:

  • Problem – Herausforderung
  • Krise – Aufgabe
  • Kritik – Anregung, Verbesserungsvorschlag

Killerformulierungen dienen Wiersbowsky zufolge dazu, den anderen herabzusetzen und mundtot zu machen. Er nennt ein Beispiel: „Stellen Sie sich nicht so an. Die Software ist so einfach, dass sogar ein Schimpanse damit umgehen kann.“ Selbst wenn der Sprecher so etwas denke, sei es geschickter, sich anders auszudrücken: „Wir können uns das ganze noch einmal zusammen anschauen und Sie nennen mir die Punkte, wo es momentan noch hakt. Ich bin sicher, dass Sie anschließend gut damit klarkommen.“

Die traditionellen Strategien und Methoden von Industrial Engineering und Personalmanagement werden derzeit vom REFA-Institut überprüft und weiterentwickelt. Es geht um die Balance von Produktivität und nachhaltiger Unternehmenskultur, welche die Mitarbeiterorientierung als wichtigen Erfolgsfaktor fördert. (Birgit Lutzer)

Klartext beim Agenturbriefing reden

AgenturbriefingDas Agenturbriefing ist wichtig. Denn es bildet die Basis für die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Kreativen. Was ist beim Agenturbriefing zu beachten? (Bild: © Elnur / Fotolia)

Unter dem Motto „Hässlich verkauft sich schlecht“ macht eine Werbeagentur in Stuttgart unter dem Namen „BilekJaeger“ auf ihre Leistungen aufmerksam. Das Team um Geschäftsführer Jörg Abele bietet hochwertige Informationsträger und die Umsetzung kompletter Kampagnen. Doch die entstehen nur in Zusammenwirken mit den Kunden, wie der Agenturchef betont. „Starke Marken schafft man im ersten Schritt nicht mit Grafikdesign, sondern mit starken Inhalten.“ Um diesen Content zusammen mit den Kunden herauszuarbeiten, sei die Kommunikation zwischen Auftraggebern und Kreativen entscheidend. Dabei habe das „Briefing“, also das Formulieren des Auftrags, eine besondere Bedeutung. Abele: „Persönliche Dialoge schaffen Transparenz – das Briefing als Denkanstoß und Ball-Zuspieler lässt sich im direkten, offenen Gespräch zwischen Agentur und Kunde am besten umsetzen.“

Welche Inhalte sind Thema beim Agenturbriefing ?

Das Briefing sollte alle Informationen enthalten, die der Dienstleister für eine maßgeschneiderte Arbeit benötigt – möglichst in Schriftform. Die beste Kombination besteht in einem mündlichen Gespräch und der Herausgabe von Unterlagen. Die Art und Weise des Projektes bestimmt Inhalt und Verlauf des Zusammentreffens.

Ein Messebauer wird andere Fragen stellen als ein Eventspezialist. Für Kunden kann es sinnvoll sein, sich vorher durch einen Anruf zu informieren, auf welche Fragen sie sich vorbereiten sollen. Damit sich die Agenturvertreter ein genaues Bild vom Unternehmen machen können, sollte das Briefinggespräch möglichst beim Auftraggeber stattfinden.

Typische Fragen an Kunden, wenn es um gedruckte oder digitale Informationsträger geht:

  • Was wollen Sie mit der geplanten Maßnahme erreichen?
  • An welche Zielgruppe richtet sich Ihre Maßnahme? Wie verhält sich diese Zielgruppe bezüglich des gewählten Mediums (zum Beispiel nutzen jüngere Leute das Internet im Durchschnitt mehr als Senioren)?
  • Was möchten Sie mit dem Kommunikationsmedium erreichen? Soll es zum Beispiel eine Imagebroschüre oder eine Produktdarstellung sein? Möchten Sie nur informieren oder auch das Abschließen von Geschäften ermöglichen (zum Beispiel mithilfe eines Webshops)?
  • Wie treten Mitbewerber auf? Was gefällt Ihnen daran und was nicht?
  • Welche Farben sollen verwendet werden?
  • Welche Inhalte möchten Sie übermitteln? Welche Themenpunkte sind Ihnen wichtig?
  • Welcher Sprachstil und welche Schlüsselwörter sollen verwendet werden?
  • Bei Printerzeugnissen: Farbigkeit (für den Druck), Umfang und Auflage
  • Von welchen anderen Maßnahmen soll das Projekt begleitet werden?

Sehr hilfreich ist das das Übergeben bereits vorhandene Printerzeugnisse aus dem Unternehmen an die Agentur-Repräsentanten – eventuell auch ein Corporate-Design-Manual (wenn vorhanden). Beim oder nach dem Briefinggespräch sollten die Verantwortlichen aus der Agentur mitteilen, wann der Kunde mit den ersten Entwürfen rechnen kann. Denn zu einer guten Betreuung gehört eine exakte, nachvollziehbare Terminplanung – insbesondere bei langfristigen Projekten und zeitintensiven Aufträgen. Mit in diesem Plan enthalten sein müssen genaue Angaben, welche Inhalte bis wann geliefert werden müssen (zum Beispiel Fotos, digitalisierte grafische Elemente, Stichpunkte zu Texten …).

Das Agenturbriefing muss durch Zwischenbesprechungen ergänzt werden

Sehr nützlich für die Abstimmung sind Kurzprotokolle zum Projektstand nach wichtigen Besprechungen. Sie werden von der ausführenden Kraft formlos per Mail verschickt und dienen der beiderseitigen Absicherung, dass alle Beteiligten von gleichen Voraussetzungen ausgehen. Kommt es im Verlauf der Auftragsabwicklung zu Differenzen, können die Mitschriften schnell zur Klärung von Verantwortlichkeiten beitragen. Ist ein Inhalt unrichtig aufgeführt, sollten sich die Betroffenen sofort melden. Achtung: Das Versenden von Protokollen ist kein Standard, da viele Kreativdienstleister diesen zeitlichen Zusatzaufwand scheuen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, ist selbst gefragt. (Birgit Lutzer)

Wer nicht mitklickt, geht

Müssen Firmen oder Stelleninteressierte unbedingt mitziehen, wenn es um Digitalisierung geht? Die Jobmesse in Bielefeld am letzten November-Wochenende bot Besuchern und Ausstellern Gelegenheiten zum Austausch. Dieser fand auch statt am REFA Nordwest-Stand unter der Fragestellung: „Wie wird sich die Arbeit in Firmen verändern – und was müssen Stelleninteressierte tun, um sich in der digitalen Welt zu behaupten?

Lars Pielemeier, Geschäftsführer des REFA-Regionalverbands Ostwestfalen-Lippe stellte an den zwei Messetagen bunt gemischte Stehtisch-Diskussionsrunden zusammen. Neben REFA Nordwest-Experten mit im Boot waren die Fachhochschule der Wirtschaft, die Bundesagentur für Arbeit, die itelligence AG, die Firma Dirk Kremer Consulting und die Unternehmensgruppe LVQ. Klar wurde dabei: Der technische Wandel ist in vollem Lauf – und wer verharrt, bleibt auf der Strecke.

Wie sieht die Zukunft 4.0 aus, die schon Gegenwart ist? Lars Pielemeier, REFA OWL-Geschäftsführer (2. von rechts), lud zur Stehtisch-Diskussion. Von links Moderatorin Dr. Birgit Lutzer, Steffen Raebel, Christian Fraedrich, Prof. Dr. Thomas Jensen und Dirk Kremer. Foto: Jana Kremer.

Wie sieht die Zukunft 4.0 aus, die schon Gegenwart ist? Lars Pielemeier, REFA OWL-Geschäftsführer (2. von rechts), lud zur Stehtisch-Diskussion. Von links Moderatorin Dr. Birgit Lutzer, Steffen Raebel, Christian Fraedrich, Prof. Dr. Thomas Jensen und Dirk Kremer. Foto: Jana Kremer.

Werker steuern Prozesse mit Apps

Christian Fraedrich, REFA-Lehrbeauftragter und European Industrial Engineer, schilderte den technischen Wandel bei einem mittelständischen Gerätehersteller, für den er seit vielen Jahren tätig ist. „Die Fertigung hat sich komplett geändert. Wir haben die Produktion inzwischen auf U-Linie umgestellt. Diese ermöglicht eine verbesserte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und erleichtert die zügige Monate der Geräte.“ In Teilen der Endfertigung werden die Mitarbeiter durch ein webbasierendes Werkerassistenzsystem unterstützt. Er fügt hinzu: „Es gibt weitere Anwendungen für die jeweiligen Arbeitsbereiche, zum Beispiel auch eine App für die Teamleiter und für andere Funktionsträger.“

Es ist fünf nach Zwölf, was eine Digitalisierungsstrategie betrifft

Die itelligence AG wiederum setzt digitale Anforderungen von Kunden in „Softwarelandschaften“ um, wie Recruiter Johannes Kluge am Beispiel mittelständischer Unternehmen erläuterte. „Die Entscheidungsträger in Betrieben sind da manchmal noch skeptisch und halten an dem fest, was jahrelang funktioniert hat.“ Eine digitale Strategie müsse eigentlich schon vor mehreren Jahren entwickelt worden sein. Und spätestens in der Gegenwart sei höchste Dringlichkeit gefragt. „Die Firmenchefs müssen sich ggf. mit externer Unterstützung überlegen, wie sie sich technologisch sowie in Hinsicht auf ihre Mitarbeiter und deren Qualifizierung aufstellen.“

Rund um die Uhr weltweit kommunizieren

Mit der Qualifizierung zukünftiger Arbeitskräfte befasst sich auch die Fachhochschule der Wirtschaft. Der Leiter des FHDW-Campus Bielefeld, Prof. Dr. Thomas Jensen, beleuchtete in seinem Beitrag die zwei Seiten der digitalen Medaille – die Anforderungen des Arbeitsmarktes an Hochschulabsolventen und die Aufstellung der Fachhochschule, was digitale Lehr- und Lernformen anbetrifft. „Unsere Studierenden gehen selbstverständlich mit digitalen Medien um und kommunizieren hauptsächlich über ihre mobilen Endgeräte. Als Hochschule müssen wir Schritt halten.“ Dies geschehe durch zahlreiche neue Vermittlungsformen wie webbasierte Lehrveranstaltungen für berufsbegleitende Masterprogramme. Jensen: „Die können dann auch mal am Abend bis 21:00 Uhr sein, je nachdem, wie die Beteiligten es einrichten möchten.“ Dies entspreche im Übrigen der Globalisierung von Firmen und Märkten. „Die Kommunikation erfolgt digital rund um die Uhr über den ganzen Erdball.“ Dass statt Professoren irgendwann Roboter Vorlesungen durchführen, hält er für möglich. „Doch die müssen dann vorher noch einiges lernen!“, sagte er augenzwinkernd.

Digitalisierung bedeutet lebenslanges Lernen

Das Thema „Digitalisierung und lebenslanges Lernen“ beschäftigt auch Steffen Raebel als Geschäftsführer Operativ der Bundesagentur für Arbeit in Bielefeld. Er sagte: „Digitalisierung bewegt den Arbeitsmarkt bereits: Arbeitsbilder verändern sich zügig, neue Kompetenzen sind gefragt. Die Zeit, sich diese anzueignen, verkürzt sich.“ Dies sei eine Riesenchance für den Einzelnen und bedeute gleichzeitig Verantwortung. „Kontinuierliches, lebenslanges Lernen sowie Flexibilität bilden die Grundlage, um erfolgreich an der Neustrukturierung des Arbeitsmarktes teilzuhaben.“ Auch die Agentur für Arbeit spüre die Digitalisierung in ihren Arbeitsprozessen. Raebel: „Inhaltlich entwickeln wir unsere Beratungsleistung weiter, um unsere Kunden auf den Arbeitsmarkt der Zukunft vorzubereiten. In diesem schafft die Digitalisierung andere Arten von Arbeitsplätzen und fordert gleichzeitig Sozialkompetenzen.“

Generalisten sind gefragt

Die LVQ Weiterbildung gGmbH etwa ist spezialisiert auf die Vermittlung fachspezifischer Themen und anerkannter Abschlüsse aus dem gesetzlich geregelten Bereich. Geschäftsführer Lars Hahn: „Unsere Kernkompetenzen liegen in der Ausbildung von Hard Skills – beispielsweise im Qualitäts- und Umweltmanagement oder im Beauftragtenwesen.“ Doch neben technischem Know-how sieht auch er Managementkompetenzen wie organisatorische und kommunikative Fähigkeiten als bedeutsam an, um sich in der digitalen Arbeitswelt zu behaupten. „Reine Fachchinesen ohne Schnittstellen nach außen sind nicht gefragt“, betonte er.

Bewerber müssen Kommunikations-Schnittstellen nach außen haben

Solche „Fachchinesen“ sitzen manchmal in Vorstellungsgesprächen bei Dirk Kremer. Der Headhunter und Personalberater kümmert sich im Auftrag von Firmen um die Rekrutierung geeigneter Mitarbeiter. „Natürlich müssen die Leute technische Kenntnisse haben und eine gewisse IT-Kompetenz mitbringen, und zwar auch für kaufmännische Berufe.“ Er bestätigte jedoch die Aussagen der anderen Diskussionsteilnehmer, dass weniger Nerds als vielmehr offene Persönlichkeiten mit Überblick gefragt seien.

Wer Prozesse methodisch erfassen kann, ist im Vorteil

Einen Überblick mit Gesamtverständnis vermitteln laut Gastgeber Lars Pielemeier zum Beispiel REFA-Weiterbildungen zum Industrial Engineer oder zum Arbeitsorganisator. „Der REFA-Methodenkoffer enthält viele Instrumente, um Prozesse zu erfassen, Abläufe zu gestalten sowie Menschen und Maschinen zusammenzubringen. So können die anstehende Arbeitsaufgabe erfüllt werden.“ Bei aller Technologie sei es wichtig zu verstehen, dass die Mitarbeiter selbst in automatisierten Bereichen nicht zu ersetzen wären. „Ein digitaler Avatar ist momentan nur sehr schlecht in der Lage, einen unzufriedenen Kunden besänftigen. Die zwischenmenschliche Ebene kann auch zukünftig nicht wegdigitalisiert werden. Gerade in der Welt 4.0 wird sie einen besonderen Stellenwert behalten.“ (Birgit Lutzer)

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