Klartext beim Agenturbriefing reden

//Klartext beim Agenturbriefing reden
Agenturbriefing

AgenturbriefingDas Agenturbriefing ist wichtig. Denn es bildet die Basis für die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Kreativen. Was ist beim Agenturbriefing zu beachten? (Bild: © Elnur / Fotolia)

Unter dem Motto „Hässlich verkauft sich schlecht“ macht eine Werbeagentur in Stuttgart unter dem Namen „BilekJaeger“ auf ihre Leistungen aufmerksam. Das Team um Geschäftsführer Jörg Abele bietet hochwertige Informationsträger und die Umsetzung kompletter Kampagnen. Doch die entstehen nur in Zusammenwirken mit den Kunden, wie der Agenturchef betont. „Starke Marken schafft man im ersten Schritt nicht mit Grafikdesign, sondern mit starken Inhalten.“ Um diesen Content zusammen mit den Kunden herauszuarbeiten, sei die Kommunikation zwischen Auftraggebern und Kreativen entscheidend. Dabei habe das „Briefing“, also das Formulieren des Auftrags, eine besondere Bedeutung. Abele: „Persönliche Dialoge schaffen Transparenz – das Briefing als Denkanstoß und Ball-Zuspieler lässt sich im direkten, offenen Gespräch zwischen Agentur und Kunde am besten umsetzen.“

Welche Inhalte sind Thema beim Agenturbriefing ?

Das Briefing sollte alle Informationen enthalten, die der Dienstleister für eine maßgeschneiderte Arbeit benötigt – möglichst in Schriftform. Die beste Kombination besteht in einem mündlichen Gespräch und der Herausgabe von Unterlagen. Die Art und Weise des Projektes bestimmt Inhalt und Verlauf des Zusammentreffens.

Ein Messebauer wird andere Fragen stellen als ein Eventspezialist. Für Kunden kann es sinnvoll sein, sich vorher durch einen Anruf zu informieren, auf welche Fragen sie sich vorbereiten sollen. Damit sich die Agenturvertreter ein genaues Bild vom Unternehmen machen können, sollte das Briefinggespräch möglichst beim Auftraggeber stattfinden.

Typische Fragen an Kunden, wenn es um gedruckte oder digitale Informationsträger geht:

  • Was wollen Sie mit der geplanten Maßnahme erreichen?
  • An welche Zielgruppe richtet sich Ihre Maßnahme? Wie verhält sich diese Zielgruppe bezüglich des gewählten Mediums (zum Beispiel nutzen jüngere Leute das Internet im Durchschnitt mehr als Senioren)?
  • Was möchten Sie mit dem Kommunikationsmedium erreichen? Soll es zum Beispiel eine Imagebroschüre oder eine Produktdarstellung sein? Möchten Sie nur informieren oder auch das Abschließen von Geschäften ermöglichen (zum Beispiel mithilfe eines Webshops)?
  • Wie treten Mitbewerber auf? Was gefällt Ihnen daran und was nicht?
  • Welche Farben sollen verwendet werden?
  • Welche Inhalte möchten Sie übermitteln? Welche Themenpunkte sind Ihnen wichtig?
  • Welcher Sprachstil und welche Schlüsselwörter sollen verwendet werden?
  • Bei Printerzeugnissen: Farbigkeit (für den Druck), Umfang und Auflage
  • Von welchen anderen Maßnahmen soll das Projekt begleitet werden?

Sehr hilfreich ist das das Übergeben bereits vorhandene Printerzeugnisse aus dem Unternehmen an die Agentur-Repräsentanten – eventuell auch ein Corporate-Design-Manual (wenn vorhanden). Beim oder nach dem Briefinggespräch sollten die Verantwortlichen aus der Agentur mitteilen, wann der Kunde mit den ersten Entwürfen rechnen kann. Denn zu einer guten Betreuung gehört eine exakte, nachvollziehbare Terminplanung – insbesondere bei langfristigen Projekten und zeitintensiven Aufträgen. Mit in diesem Plan enthalten sein müssen genaue Angaben, welche Inhalte bis wann geliefert werden müssen (zum Beispiel Fotos, digitalisierte grafische Elemente, Stichpunkte zu Texten …).

Das Agenturbriefing muss durch Zwischenbesprechungen ergänzt werden

Sehr nützlich für die Abstimmung sind Kurzprotokolle zum Projektstand nach wichtigen Besprechungen. Sie werden von der ausführenden Kraft formlos per Mail verschickt und dienen der beiderseitigen Absicherung, dass alle Beteiligten von gleichen Voraussetzungen ausgehen. Kommt es im Verlauf der Auftragsabwicklung zu Differenzen, können die Mitschriften schnell zur Klärung von Verantwortlichkeiten beitragen. Ist ein Inhalt unrichtig aufgeführt, sollten sich die Betroffenen sofort melden. Achtung: Das Versenden von Protokollen ist kein Standard, da viele Kreativdienstleister diesen zeitlichen Zusatzaufwand scheuen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, ist selbst gefragt. (Birgit Lutzer)